Eines Morgens steigt das Fieber, der Hals brennt und der Wecker klingelt in zwanzig Minuten. Noch bevor man den Arzt zurückruft, muss man bei der Arbeit Bescheid geben. Eine SMS ist nach wie vor der schnellste Weg, um sich krankzumelden. Doch gerade die Kürze verleitet oft dazu, die Nachricht hastig zu formulieren oder umgekehrt zu viele Details preiszugeben.
Eine wirksame SMS zur Krankmeldung setzt voraus, dass man die richtigen Informationen auswählt, den passenden Ton trifft und einige einfache Regeln zum Schutz der Privatsphäre und zu administrativen Pflichten beachtet.
Was in die SMS gehört – und was nicht
Oft glaubt man, eine kurze SMS brauche keine Struktur. In der Praxis führt eine zu vage Nachricht zu unnötigem Hin und Her mit der Führungskraft, während eine zu ausführliche Nachricht medizinische Informationen preisgibt, die nicht weitergegeben werden müssen.
Eine wirksame Krankmeldung per SMS umfasst vier konkrete Angaben:
- Das Datum der Abwesenheit oder den voraussichtlichen Zeitraum, auch wenn dieser nur ungefähr ist („heute“ oder „bis einschließlich Mittwoch“).
- Den Hinweis, dass man krank ist, ohne die Diagnose zu nennen. „Ich bin krank“ oder „aus gesundheitlichen Gründen“ reicht aus.
- Die Zusage, die erforderliche Bescheinigung (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) fristgerecht nachzureichen.
- Einen Hinweis zur unmittelbaren Organisation: eine dringende Aufgabe, die übergeben werden muss, ein Termin, der verschoben werden sollte, oder einfach „heute steht nichts Dringendes an“.
Die medizinische Diagnose gehört nicht in die Nachricht. Auch auf dem für den Arbeitgeber bestimmten Teil der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird die Erkrankung nicht genannt. Zu schreiben „Ich habe Magen-Darm“ oder „Ich habe einen Hexenschuss“ bringt nichts und gibt unnötig Privates preis.
Wer nach fertigen Formulierungen sucht, kann auf eine Vorlage für eine SMS zur Krankmeldung zurückgreifen, die sich für verschiedene berufliche Situationen eignet.
Ton und Formulierung: Je nach Empfänger den richtigen Stil finden
Der häufigste Fehler ist nicht, eine Information zu vergessen, sondern den falschen Ton zu treffen. Eine SMS an eine direkte Führungskraft in einem kleinen Unternehmen mit zwölf Beschäftigten formuliert man anders als eine Nachricht an die Personalabteilung eines Großkonzerns.
Direkte Führungskraft mit engem Kontakt
Der Ton kann locker bleiben, ohne zu vertraulich zu werden. Man grüßt, informiert und sagt, wie es weitergeht. Zum Beispiel:
„Guten Morgen, Marie, ich bin heute Morgen krank und kann nicht zur Arbeit kommen. Ich gehe im Laufe des Vormittags zum Arzt und halte dich auf dem Laufenden. Die Durand-Akte ist auf dem Server auf dem neuesten Stand.“
Drei Sätze, keine medizinischen Details und eine wichtige Information für das Team. Dieses Format eignet sich für die meisten Fälle.
Personalabteilung oder weiter entfernte Führungsebene
Hier ist die förmliche Anrede angebracht, und die Formulierung sollte neutraler sein. Abkürzungen sollte man vermeiden und ausdrücklich erwähnen, dass die Bescheinigung nachgereicht wird:
„Guten Morgen, ich möchte Sie darüber informieren, dass ich heute aus gesundheitlichen Gründen nicht zur Arbeit kommen kann. Meine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung lasse ich Ihnen zukommen, sobald ich sie erhalten habe. Bitte kontaktieren Sie mich, falls bei einem dringenden Anliegen eine Vertretung benötigt wird.“
Wer den Ton an den Empfänger anpasst, vermeidet Missverständnisse und zeigt, dass er die Kommunikationsregeln im beruflichen Umfeld kennt.
Krankmeldung per SMS: Häufige Fehler mit konkreten Folgen
Einige Fehler kommen immer wieder vor und können sich spürbar darauf auswirken, wie die Abwesenheit wahrgenommen wird – oder sogar auf die Lohnfortzahlung.
Die SMS zu spät senden
Wer erst um 10 Uhr Bescheid gibt, obwohl der Arbeitsbeginn um 8 Uhr ist, sorgt für Unklarheit. Zwei Stunden lang weiß das Team nicht, ob die Abwesenheit geplant, unvorhergesehen oder dauerhaft ist. Die Nachricht vor dem üblichen Arbeitsbeginn zu senden, ist die sicherste Regel. Wenn der Gesundheitszustand es unmöglich macht, früh zu schreiben, kann eine nahestehende Person die SMS stellvertretend senden und darauf hinweisen.
Die Mitteilung an den Arbeitgeber mit den Schritten gegenüber der Krankenversicherung verwechseln
Die SMS informiert den Arbeitgeber. Dabei handelt es sich um zwei getrennte Pflichten. Die SMS ersetzt nicht die Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, sondern ergänzt sie.
Die Nachweisbarkeit vernachlässigen
Eine gesendete SMS bleibt im Nachrichtenverlauf und dient damit als Nachweis. Je nach internen Regeln des Unternehmens kann zusätzlich ein anderer Kommunikationsweg erforderlich sein, etwa E-Mail, Formular oder HR-App. Gibt es im Unternehmen ein festgelegtes Verfahren, sollte man zusätzlich zur SMS eine Nachricht über den offiziellen Kanal senden, um spätere Einwände zu vermeiden.
SMS-Vorlagen je nach Dauer der krankheitsbedingten Abwesenheit
Keine Situation gleicht der anderen. Für einen Fehltag wegen einer Grippe braucht es nicht dieselben Details wie bei einer Krankschreibung über mehrere Wochen.
Kurze Abwesenheit (ein bis zwei Tage)
„Guten Morgen, [Vorname], ich bin heute Morgen krank und kann heute nicht arbeiten. Ich gebe dir morgen früh Bescheid, wie es mir geht. Von meiner Seite steht keine dringende Aufgabe aus.“
Dieses Format ist am gebräuchlichsten. Wenn noch keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegt, erwähnt man sie nicht, kündigt aber an, sich wieder zu melden.
Längere Krankschreibung
„Guten Morgen, [Vorname], nach meinem Arzttermin bin ich bis zum [Datum] krankgeschrieben. Ich lasse dir die Bescheinigung noch heute per Post/E-Mail zukommen. Für die laufenden Vorgänge hat [Name des Kollegen/der Kollegin] alle nötigen Informationen. Falls es für die Übergabe nötig ist, bin ich per Nachricht erreichbar.“
Ein Hinweis auf die Vertretung ist sinnvoll, sobald die Abwesenheit länger als zwei Tage dauert. Er erleichtert die Fortführung der Arbeit und verringert die Zahl der Rückfragen während der Genesung.
Abwesenheit am selben Tag (morgendlicher Notfall)
„Guten Morgen, ich kann heute nicht zur Arbeit kommen. In der Nacht sind gesundheitliche Beschwerden aufgetreten. Ich gehe heute Morgen zum Arzt und melde mich so bald wie möglich mit weiteren Informationen.“
Die Dringlichkeit rechtfertigt eine kürzere Nachricht. Die voraussichtliche Dauer der Abwesenheit kann man im Laufe des Tages nachreichen.
Nach der SMS: So ist die Abwesenheit gut abgesichert
Mit dem Absenden der Nachricht ist noch nicht alles erledigt. Einige einfache Schritte schützen sowohl die beschäftigte Person als auch das Verhältnis zum Arbeitgeber.
Ein Screenshot der SMS mit Zeitstempel kann bei Streitigkeiten über die rechtzeitige Benachrichtigung hilfreich sein. Nutzt das Unternehmen ein Abwesenheitsmanagement-Tool, sollte man die Abwesenheit dort zusätzlich eintragen. Außerdem fasst eine Bestätigung per E-Mail am nächsten Tag die Situation zusammen und schafft einen formelleren Nachweis als die ursprüngliche SMS.
Am zuverlässigsten lässt sich die geltende Frist für die Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dem Arbeitsvertrag oder dem Tarifvertrag entnehmen.
Eine gut formulierte Krankmeldung per SMS umfasst drei Sätze, schützt die Privatsphäre und gibt dem Arbeitgeber die Informationen, die er für die Tagesplanung braucht. Alles Weitere – Diagnose, Details und Begründungen – gehört in die ärztliche Bescheinigung, nicht in den Nachrichtenverlauf.
