Es evidente que a nadie le gustan los imprevistos. Por eso nos esforzamos por anticiparnos a los hechos en todo lo que emprendemos.
Ya sea que usted sea el gerente de una pequeña empresa o el jefe de proyecto de una gran compañía, cuanto más grandes sean los proyectos que le corresponden, más difícil se vuelve gestionarlos. Pero no hay problema sin solución. Y en este caso, la solución universal para administrar un proyecto con facilidad y eficacia sigue siendo el diagrama de Gantt.
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Por lo tanto, podemos preguntarnos cuáles son las ventajas que ofrece esta herramienta para que sea tan apreciada. Pero antes, es necesario comprender qué contiene este diagrama que debemos al consultor en gestión Henry Laurence Gantt.
¿Qué es un diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt puede considerarse una herramienta de ayuda a la organización. A menudo utilizado en la programación y gestión de proyectos, es uno de los dispositivos más efectivos que permite planificar con precisión las diferentes etapas de un proyecto.
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En la práctica, el diagrama de Gantt es un trazado que permite representar visualmente el estado de avance de las diversas tareas a realizar a lo largo de un proyecto. Integra la fecha de inicio de cada tarea, su duración y la fecha de finalización. Este recurso organizacional deja entrever el esquema lógico de la sucesión de actividades así como la posible superposición de ciertas tareas. Siempre en busca de una precisión en las previsiones, este diagrama puede incluir los recursos materiales o humanos a asignar a cada actividad.
Ya puede descargar un modelo de diagrama de Gantt con Excel para tocar con los dedos de qué se trata. Con este modelo adaptable, podrá integrar fácilmente toda la información relacionada con su proyecto para administrarlo mejor.
Las ventajas del diagrama de Gantt
Ciertamente, a través de la presentación anterior, ya ha distinguido algunas utilidades del diagrama de Gantt, pero aquí le presentamos formalmente los puntos fuertes de este dispositivo.
- El diagrama permite visualizar la complejidad
A priori, el ser humano retiene más rápidamente la información, incluso la más compleja, expresada en forma de imagen. Esta es la principal ventaja de este dispositivo. En un abrir y cerrar de ojos, la disposición de los diferentes colores que lo acompañan le permite vislumbrar todas las tareas del proyecto así como su nivel de ejecución.
En caso de retraso de una tarea que desvíe el proyecto de su camino crítico, el diagrama de Gantt permite detectar automáticamente el problema y lleva al jefe del proyecto a asignar los recursos necesarios para volver a encarrilarlo.
- Establecimiento de un cronograma realista
El éxito de todo proyecto depende de la planificación asociada. Con el diagrama, se asegura de establecer un cronograma realista que otorgue a las diferentes tareas la duración adecuada para poder mantenerse dentro de los plazos.
- Ayuda a una mejor organización
Cuando se le confía un proyecto, las ideas no vienen ya hechas. Vienen desordenadas. El diagrama de Gantt le permite distinguir por dónde empezar. También le permite identificar las tareas necesarias para la correcta implementación del proyecto y establecer su orden de ejecución. Cuando está bien presentado con todos los detalles, el diagrama de Gantt deja entrever su profesionalismo y su grado de control ante su equipo.