È evidente che a nessuno piacciono gli imprevisti. È per questo che ci sforziamo di anticipare i fatti in tutto ciò che intraprendiamo.
Che tu sia il gestore di una piccola impresa o il project manager di una grande azienda, più i progetti che ti competono sono di grande portata, più diventa difficile gestirli. Ma non esiste problema senza soluzione. E in questo caso, la soluzione universale per gestire con facilità ed efficienza un progetto rimane il diagramma di Gantt.
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Ci si può quindi chiedere quali siano i vantaggi offerti da questo strumento per essere così apprezzato. Ma prima, è necessario comprendere cosa racchiuda questo diagramma che dobbiamo al consulente di management Henry Laurence Gantt.
Che cos’è un diagramma di Gantt?
Innanzitutto, il diagramma di Gantt può essere assimilato a uno strumento di supporto all’organizzazione. Spesso utilizzato nella programmazione e gestione dei progetti, è uno dei dispositivi più efficaci che consente di pianificare con precisione le diverse fasi di un progetto.
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In pratica, il diagramma di Gantt è un tracciato che permette di rappresentare visivamente lo stato di avanzamento delle varie attività da realizzare lungo tutto il progetto. Integra la data di inizio di ogni attività, la loro durata e la data di fine. Questa risorsa organizzativa offre una visione logica della successione delle attività così come dell’eventuale sovrapposizione di alcune di esse. Sempre nell’ottica di una maggiore precisione nelle previsioni, questo diagramma può essere corredato delle risorse materiali o umane da allocare a ciascuna attività.
Puoi già scaricare un modello di diagramma di Gantt con Excel per toccare con mano di cosa si tratta. Con questo modello adattabile, potrai facilmente integrare tutte le informazioni relative al tuo progetto per gestirlo meglio.
I vantaggi del diagramma di Gantt
Certamente, attraverso la presentazione sopra, avrai sicuramente individuato alcune utilità del diagramma di Gantt, ma qui ti presentiamo formalmente i punti di forza di questo dispositivo.
- Il diagramma permette di visualizzare la complessità
A priori, l’uomo trattiene più rapidamente le informazioni, anche le più complesse, espresse sotto forma di immagine. Questo è il principale vantaggio di questo dispositivo. In un colpo d’occhio, l’assetto dei diversi colori che lo accompagna ti permette di intravedere l’insieme delle attività del progetto e il loro livello di esecuzione.
In caso di ritardo di un’attività che potrebbe deviare il progetto dal suo cammino critico, il diagramma di Gantt consente di rilevare automaticamente il problema e porta il project manager ad allocare le risorse necessarie per rimetterlo sulla retta via.
- Implementazione di un piano realistico
Il successo di ogni progetto dipende dalla pianificazione associata. Con il diagramma, ci si assicura di implementare un piano realistico che assegna alle diverse attività la durata adeguata per rimanere nei tempi.
- Aiuta a una migliore organizzazione
Quando ti viene affidato un progetto, le idee non arrivano già pronte. Arrivano in modo confuso. Il diagramma di Gantt ti permette di distinguere da dove iniziare. Ti consente anche di identificare le attività necessarie per una corretta attuazione del progetto e di stabilire il loro ordine di esecuzione. Quando è ben presentato con tutti i dettagli, il diagramma di Gantt trasmette il tuo professionalismo e il tuo livello di controllo nei confronti del tuo team.