Dispone de una base de datos bastante compleja que toma en cuenta, por ejemplo, a sus clientes, sus direcciones, los encargados de atención al cliente, etc., pero para realizar sus facturas en Excel, sufre al tener que ingresar la información una por una. ¡Bien! ¡Alégrense, porque hay una manera mucho más fácil de automatizar la entrada de estos valores! Se trata de la lista desplegable.
En general, la lista desplegable, también llamada menú desplegable, es una funcionalidad que puede utilizar en Excel para hacer que sus hojas de cálculo sean muy eficientes. Con ella, ahorra mucho tiempo cuando necesita repetir los mismos valores. De hecho, ahora solo tendrá que seleccionar los datos deseados de una lista que aparecerá, en lugar de ingresarlos completamente. A continuación, encontrará los diferentes pasos a seguir para crear un menú desplegable en Excel.
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Paso 1: Creación de la tabla fuente de valores
Para utilizar un menú desplegable en su hoja de cálculo, primero deberá establecer un directorio de los datos que desea que aparezcan en su menú desplegable. Para ello, debe abrir una nueva hoja de cálculo. Ahora ingrese las series de valores en una columna o en una fila, teniendo cuidado de no dejar celdas vacías.
Por razones prácticas, se recomienda ordenar los datos de la tabla creada en el orden en que desea que aparezcan en su menú desplegable. Puede, por ejemplo, hacer un orden por orden alfabético.
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Paso 2: Nombrar las series de datos
Aquí, la operación a realizar consiste en dar un nombre a cada serie de datos que ha integrado en su tabla fuente. Es muy simple, seleccione todos los valores de cada serie y luego haga clic derecho y haga clic en « Definir un nombre ». En la ventana que aparece, escriba un nombre en el área « Nombre » para la serie de datos seleccionada y luego haga clic en « OK ». ¡Pero atención! el nombre que dé no debe contener espacios. Sin embargo, puede utilizar el guion bajo. Repita el mismo procedimiento para cada una de las series de datos, si tiene varias.
Tenga en cuenta que los nombres que acaba de dar no aparecerán en su lista. Pero serán útiles para la creación del menú desplegable.
Paso 3: Creación del menú desplegable propiamente dicho
Regrese a la hoja de cálculo destinada a contener su menú desplegable. En este punto, seleccione la celda que debe albergar la lista desplegable. Luego, en la pestaña « herramientas de datos » del menú « Datos », haga clic en validación de datos. En la pestaña « Opción » de la ventana que aparece, seleccione « lista » en el área « Permitir ». En el área « Fuente », escriba ahora el nombre de la serie de datos previamente definida, asegurándose de precederlo con « = ». Tiene la opción de navegar por las otras pestañas (« mensaje de entrada » y « alerta de error ») para configuraciones adicionales. Ahora puede validar haciendo clic en « OK ».
¡Y voilà! su menú desplegable ha sido creado. ¡Disfrútelo!