Hai a disposizione un database piuttosto complesso che tiene conto, ad esempio, dei tuoi clienti, dei loro indirizzi, dei responsabili clienti, ecc., ma per emettere le tue fatture in Excel, soffri nel dover inserire le informazioni una alla volta. Bene! Rallegrati, perché c’è davvero un altro modo molto più semplice per automatizzare l’inserimento di questi valori. Si tratta della lista a discesa.
In generale, la lista a discesa, nota anche come menu a discesa, è una funzionalità che puoi utilizzare in Excel per rendere i tuoi fogli di calcolo molto più efficienti. Con essa, guadagni enormemente tempo quando devi ripetere gli stessi valori. Infatti, ora dovrai solo selezionare i dati desiderati da un elenco che apparirà, piuttosto che inserirli completamente. Di seguito trovi i vari passaggi da seguire per creare un menu a discesa in Excel.
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Passo 1: Creazione della tabella sorgente dei valori
Per utilizzare un menu a discesa nel tuo foglio di calcolo, dovrai innanzitutto stabilire un repertorio dei dati che desideri vedere apparire nel tuo menu a discesa. A tal fine, devi aprire un nuovo foglio di calcolo. Inserisci ora le serie di valori in una colonna o in una riga facendo attenzione a non lasciare celle vuote.
Per motivi pratici, è consigliabile ordinare i dati della tabella creata nell’ordine in cui desideri che appaiano nel tuo menu a discesa. Puoi ad esempio fare un ordinamento per ordine alfabetico.
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Passo 2: Dare un nome alle serie di dati
Qui, l’operazione da eseguire consiste nel dare un nome a ciascuna serie di dati che hai integrato nella tua tabella sorgente. È molto semplice, seleziona tutti i valori di ogni serie e poi fai clic con il tasto destro e clicca su « Definisci un nome ». Nella finestra che appare, scrivi un nome nella casella « Nome », per la serie di dati selezionata e poi clicca su « OK ». Ma attenzione! il nome che dai non deve contenere spazi. Puoi tuttavia utilizzare il trattino basso. Ripeti la stessa procedura per ciascuna delle serie di dati, se ne hai più di una.
Nota che i nomi che hai appena dato non appariranno nella tua lista. Ma saranno utili per la creazione del menu a discesa.
Passo 3: Creazione del menu a discesa vero e proprio
Torna al foglio di calcolo previsto per contenere il tuo menu a discesa. A questo punto, seleziona la cella che deve ospitare la lista a discesa. Poi, nella scheda « strumenti di dati » del menu « Dati », clicca su convalida dei dati. Nella scheda « Opzione » della finestra che appare, seleziona « lista » nella casella « Consenti ». Nella casella « Fonte », scrivi ora il nome della serie di dati precedentemente definita, facendo attenzione a precederlo con « = ». Hai la possibilità di navigare nelle altre schede (« messaggio di input » e « avviso di errore ») per ulteriori impostazioni. Puoi ora convalidare cliccando su « OK ».
Ecco fatto! il tuo menu a discesa è stato creato. Approfittane!