Sie verfügen über eine recht komplexe Datenbank, die beispielsweise Ihre Kunden, deren Adressen, die Kundenbetreuer usw. berücksichtigt, aber um Ihre Rechnungen in Excel zu erstellen, müssen Sie die Informationen einzeln eingeben. Nun, freuen Sie sich, denn es gibt tatsächlich einen viel einfacheren Weg, um die Eingabe dieser Werte zu automatisieren. Es handelt sich um die Dropdown-Liste.
Im Allgemeinen ist die Dropdown-Liste, auch als Ausklappmenü bezeichnet, eine Funktion, die Sie in Excel nutzen können, um Ihre Tabellenkalkulationen sehr effizient zu gestalten. Damit sparen Sie enorm viel Zeit, wenn Sie dieselben Werte wiederholt eingeben müssen. Tatsächlich müssen Sie nun nur noch die gesuchten Daten aus einer Liste auswählen, die erscheint, anstatt sie vollständig einzugeben. Im Folgenden finden Sie die verschiedenen Schritte, die Sie befolgen müssen, um ein Dropdown-Menü in Excel zu erstellen.
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Schritt 1: Erstellung der Quelltabelle der Werte
Um ein Dropdown-Menü in Ihrer Tabelle zu verwenden, müssen Sie zunächst ein Verzeichnis der Daten erstellen, die Sie in Ihrem Dropdown-Menü anzeigen möchten. Dazu müssen Sie ein neues Tabellenblatt öffnen. Geben Sie nun die Wertserien in einer Spalte oder in einer Zeile ein und achten Sie darauf, keine leeren Zellen zu lassen.
Aus praktischen Gründen wird empfohlen, die Daten der erstellten Tabelle in der Reihenfolge zu sortieren, in der sie in Ihrem Dropdown-Menü erscheinen sollen. Sie können beispielsweise eine Sortierung nach alphabetischer Reihenfolge vornehmen.
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Schritt 2: Benennen der Datenserien
Hier besteht die durchzuführende Operation darin, jeder Datenserie, die Sie in Ihre Quelltabelle integriert haben, einen Namen zu geben. Das ist ganz einfach: Wählen Sie alle Werte jeder Serie aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Namen definieren“. In dem erscheinenden Fenster geben Sie einen Namen im Feld „Name“ für die ausgewählte Datenserie ein und klicken Sie auf „OK“. Aber Vorsicht! Der Name, den Sie vergeben, darf keine Leerzeichen enthalten. Sie können jedoch den Unterstrich verwenden. Wiederholen Sie dasselbe Verfahren für jede der Datenserien, falls Sie mehrere haben.
Bitte beachten Sie, dass die Namen, die Sie gerade vergeben haben, nicht in Ihrer Liste erscheinen werden. Sie sind jedoch nützlich für die Erstellung des Dropdown-Menüs.
Schritt 3: Erstellung des eigentlichen Dropdown-Menüs
Kehren Sie zu dem Tabellenblatt zurück, das für Ihr Dropdown-Menü vorgesehen ist. Wählen Sie an dieser Stelle die Zelle aus, die die Dropdown-Liste enthalten soll. Gehen Sie dann im Menü „Daten“ zum Tab „Datenwerkzeuge“ und klicken Sie auf Datenüberprüfung. Wählen Sie im Tab „Option“ des erscheinenden Fensters „Liste“ im Feld „Zulassen“ aus. Geben Sie im Feld „Quelle“ nun den Namen der zuvor definierten Datenserie ein, wobei Sie darauf achten, ihn mit „=“ zu beginnen. Sie haben die Möglichkeit, in den anderen Tabs („Eingabemeldung“ und „Fehlermeldung“) zusätzliche Einstellungen vorzunehmen. Sie können jetzt mit „OK“ bestätigen.
Und voilà! Ihr Dropdown-Menü wurde erstellt. Genießen Sie es!