Você tem um banco de dados bastante complexo que leva em conta, por exemplo, seus clientes, seus endereços, os gerentes de atendimento, etc., mas para emitir suas faturas no Excel, você sofre ao ter que inserir as informações uma a uma. Bem! Fique feliz, pois há, de fato, um meio muito mais fácil de automatizar a entrada desses valores. Trata-se da lista suspensa.
De forma geral, a lista suspensa, também chamada de menu suspenso, é uma funcionalidade que você pode usar no Excel para tornar suas planilhas muito mais eficientes. Com ela, você economiza muito tempo quando precisa repetir os mesmos valores. De fato, agora você só precisará selecionar os dados desejados em uma lista que aparecerá, em vez de digitá-los completamente. Confira abaixo as diferentes etapas a seguir para criar um menu suspenso no Excel.
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Etapa 1: Criação da tabela fonte dos valores
Para usar um menu suspenso na sua planilha, primeiro você deve estabelecer um diretório dos dados que deseja ver aparecer no seu menu suspenso. Para isso, você deve abrir uma nova planilha. Agora insira as séries de valores em uma coluna ou em uma linha, tomando cuidado para não deixar células vazias.
Por razões práticas, é aconselhável organizar os dados da tabela criada na ordem em que você deseja que eles apareçam no seu menu suspenso. Você pode, por exemplo, fazer uma ordenação em ordem alfabética.
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Etapa 2: Nomear as séries de dados
Aqui, a operação a ser realizada consiste em dar um nome a cada série de dados que você integrou à sua tabela fonte. É muito simples, selecione todos os valores de cada série e clique com o botão direito, depois clique em “Definir um nome”. Na janela que aparece, insira um nome na área “Nome” para a série de dados selecionada e clique em “OK”. Mas atenção! o nome que você der não deve conter espaços. Você pode, no entanto, usar o caractere de sublinhado (_). Repita o mesmo procedimento para cada uma das séries de dados, se você tiver várias.
Note que os nomes que você acabou de dar não aparecerão na sua lista. Mas eles serão úteis para a criação do menu suspenso.
Etapa 3: Criação do menu suspenso propriamente dito
Volte para a planilha destinada a conter seu menu suspenso. Nesse ponto, selecione a célula que deve abrigar a lista suspensa. Em seguida, na aba “ferramentas de dados” do menu “Dados”, clique em validação de dados. Na aba “Opção” da janela que aparece, selecione “lista” na área “Permitir”. Na área “Fonte”, insira agora o nome da série de dados previamente definida, tomando cuidado para precedê-lo com “=”. Você pode navegar pelas outras abas (“mensagem de entrada” e “alerta de erro”) para configurações adicionais. Agora você pode validar clicando em “OK”.
E voilà! seu menu suspenso acaba de ser criado. Aproveite!