Vous disposez d’une base de données assez complexe prenant par exemple en compte vos clients, leur adresse, les chargés de clientèles, etc., mais pour effectuer vos factures sous Excel, vous souffrez de devoir entrer les informations une à une. Eh bien ! réjouissez-vous, car il y a bel et bien un autre moyen beaucoup plus facile pour automatiser l’entrée de ces valeurs. Il s’agit de la liste déroulante.
De façon générale, la liste déroulante encore appelée menu déroulant est une fonctionnalité que vous pouvez utiliser sous Excel pour rendre vos feuilles de calcul très efficaces. Avec elle, vous gagnez énormément du temps lorsque vous devez répéter les mêmes valeurs. En effet, vous n’aurez désormais qu’à sélectionner les données recherchées dans une liste qui apparaîtra, plutôt que de les saisir entièrement. Retrouvez ci-dessous les différentes étapes à suivre pour créer un menu déroulant sur Excel.
Étape 1 : Création de la table source des valeurs
Pour utiliser un menu déroulant sur votre feuille de calcul, il faudra dans un premier temps établir un répertoire des données que vous désirez voir apparaître dans votre menu déroulant. Pour ce faire, vous devez ouvrir une nouvelle feuille de calcul. Entrez maintenant les séries de valeurs dans une colonne ou dans une ligne en faisant attention à ne pas laisser de cellules vides.
Pour des raisons pratiques, il est conseillé de faire un tri des données de la table créée dans l’ordre dans lequel vous souhaitez qu’elles apparaissent dans votre menu déroulant. Vous pouvez par exemple faire un tri par ordre alphabétique.
Étape 2 : Nommer les séries de données
Ici, l’opération à réaliser consiste à donner un nom à chaque série de données que vous avez intégrée à votre table source. C’est très simple, sélectionnez toutes les valeurs de chaque série puis faites un clic droit et cliquez sur « Définir un nom ». Dans la fenêtre qui apparaît, inscrivez un nom dans la zone « Nom », pour la série de données sélectionnée puis cliquez sur « OK ». Mais attention ! le nom que vous donnez ne doit pas contenir d’espace. Vous pouvez cependant utiliser la barre de 8. Reprenez la même procédure pour chacune des séries de données, si vous en avez plusieurs.
Notez que les noms que vous venez de donner n’apparaîtront pas dans votre liste. Mais ils seront utiles pour la création du menu déroulant.
Étape 3 : Création du menu déroulant proprement dit
Revenez sur la feuille de calcul prévue pour contenir votre menu déroulant. À ce niveau, sélectionnez la cellule qui doit abriter la liste déroulante. Ensuite, dans l’onglet « outils de données » du menu « Données », cliquez sur validation des données. Dans l’onglet « Option » de la fenêtre qui apparaît, sélectionnez « liste » dans la zone « Autorisez ». Dans la Zone « Source », inscrivez maintenant le nom de la série de données précédemment définie en prenant soin de le précéder de « = ». Vous avez la possibilité de naviguer dans les autres onglets (« message de saisie » et « alerte d’erreur ») pour des paramétrages supplémentaires. Vous pouvez maintenant valider en cliquant sur « OK ».
Et voilà ! votre menu déroulant vient d’être créé. Profitez-en !