U heeft een vrij complexe database die bijvoorbeeld uw klanten, hun adressen, de accountmanagers, enzovoort omvat, maar voor het maken van uw facturen in Excel heeft u er last van dat u de informatie één voor één moet invoeren. Welnu! Verheug u, want er is zeker een veel eenvoudigere manier om de invoer van deze waarden te automatiseren. Het gaat om de dropdownlijst.
Over het algemeen is de dropdownlijst, ook wel uitklapmenu genoemd, een functie die u in Excel kunt gebruiken om uw spreadsheets zeer efficiënt te maken. Hiermee bespaart u enorm veel tijd wanneer u dezelfde waarden moet herhalen. U hoeft nu alleen maar de gewenste gegevens uit een lijst te selecteren die verschijnt, in plaats van ze volledig in te voeren. Hieronder vindt u de verschillende stappen die u moet volgen om een uitklapmenu in Excel te maken.
Lire également : Hoe machtsmisbruik in het dagelijks leven te herkennen en erop te reageren
Stap 1: Creëren van de bronlijst van waarden
Om een dropdownlijst op uw spreadsheet te gebruiken, moet u eerst een directory van de gegevens opstellen die u in uw dropdownlijst wilt zien. Hiervoor moet u een nieuw spreadsheet openen. Voer nu de reeksen waarden in een kolom of in een rij in en zorg ervoor dat u geen lege cellen laat.
Om praktische redenen is het raadzaam om de gegevens van de gemaakte tabel te sorteren in de volgorde waarin u wilt dat ze in uw dropdownlijst verschijnen. U kunt bijvoorbeeld sorteren op alfabetische volgorde.
A lire également : Het inspirerende parcours van Bertrand Barré, expert in innovatie en creativiteit
Stap 2: Namen geven aan de gegevensreeksen
Hier bestaat de uit te voeren handeling uit het geven van een naam aan elke gegevensreeks die u aan uw bronlijst heeft toegevoegd. Het is heel eenvoudig, selecteer alle waarden van elke reeks en klik met de rechtermuisknop en klik op « Een naam definiëren ». In het venster dat verschijnt, schrijft u een naam in het veld « Naam » voor de geselecteerde gegevensreeks en klikt u op « OK ». Maar let op! de naam die u geeft mag geen spaties bevatten. U kunt echter de underscore gebruiken. Herhaal dezelfde procedure voor elke gegevensreeks, als u er meerdere heeft.
Houd er rekening mee dat de namen die u zojuist heeft gegeven niet in uw lijst zullen verschijnen. Maar ze zullen nuttig zijn voor de creatie van het dropdownmenu.
Stap 3: Creëren van het dropdownmenu zelf
Ga terug naar de spreadsheet die bedoeld is om uw dropdownlijst te bevatten. Selecteer op dit niveau de cel die de dropdownlijst moet bevatten. Ga vervolgens naar het tabblad « gegevenshulpmiddelen » in het menu « Gegevens », en klik op gegevensvalidatie. In het tabblad « Optie » van het venster dat verschijnt, selecteert u « lijst » in het veld « Toestaan ». In het veld « Bron », schrijft u nu de naam van de eerder gedefinieerde gegevensreeks, waarbij u ervoor zorgt dat u deze voorafgaat met « = ». U heeft de mogelijkheid om door de andere tabbladen (« invoermelding » en « foutmelding ») te navigeren voor extra instellingen. U kunt nu bevestigen door op « OK » te klikken.
En daar is het! uw dropdownlijst is net gemaakt. Geniet ervan!